采购流程中的三大难点,这些基本的采购流程一定要懂
作为采购部的一名采购人员,通常来讲,釆购员的基本工作流程主要包括以下八大环节:
1. 釆购计划
根据企业使用部门的需求计划,在核实过釆购计划的准确性,并与相关计划员或其它负责人 沟通确认无误,并存单保存后,做出最终的釆购计划。
2. 询价和还盘
此环节主要工作有以下两大块:
1) 发询价函:了解好供应商后,需让发询价函,让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;
2) 议价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二三家,进一步商谈,以达到最能保障公司利益的企业进行合作。
需要注意的是:要求多家供方报价单尽可能做细致,能做到细节出处最好,起到知道所釆购物品来龙去脉的效果,并利用所有途径去验证,这样后面还价也有理有据容易达到预期。
3.作釆购订单、合同
在询价议价完成后,接下来要做的就是做订单了。订单做好后要与各供应商提供的书面 报价、比价表及先前做好的釆购计划、计划确认单等等装订到一起。
接下来需要做另一个版本文件,即合同。合同版本基本是固定的,但要结合公司的要求 以及与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。
4.跟踪货物
在此环节,要了解整个供应过程是否正常,了解接货人的联系方式、地址,并及时通知 供应商;另一方面,供应商发货后,还要了解承运人的联系方式等。这样便于随时跟踪货物在途中的状态。
5.组织仓储接货
这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货准备,比如要了解货物何时到货、是否有随货单据等等。很多企业采购对此会制订出一个统一的走货单版本,要求发货方抄送到相关部门,采购实时跟进。
6. 组织质检验货
这个环节主要需要做以下具体工作:合同签订后及时通知检验部门,让其做好验收准备,包括仪器、实验器材、试剂、验收标准(其中入厂标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准),以便货到后及时验收并出具验收合格单。
总之,做好前期检验、中期检验、后期检验。避免到货才发现问題影响其他。
7. 货物达到要求后仓储入库
产品验收合格后,根据验收合格单,库房开具入库单,釆购员需收集入库单、检斤单、
质检报告单等做好付款准备。主要强调各环节资料转接顺畅,并互通知悉。
8. 结算
付款前一定要把相关单据提前备好,以便按照合约及时付款,即“说到哪里做到哪里“诚信”是相互的,对你对他都重要。
付款准备的资料如下:付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等。
采购员要起到公司财务和供应商之间的桥梁作用,适时提出有利于自己的结算方式
作者:李智恩
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